De la teoría a la práctica

Cómo hacer que el Comité de Finanzas y Planeación Estratégica funcione

Por: Jesús A. Ascencio Manríquez

Gerente de Consultoría, Asesoría en Riesgos de Negocio y Gobierno Corporativo en Global Practice International

El secreto para que el esquema de Gobierno Corporativo funcione en una empresa es simple: sus comités auxiliares tienen que ser productivos. Para lograr esto, es fundamental que la empresa genere la información que el comité necesita para cumplir con sus obligaciones.

De acuerdo con lo establecido en el Código de Mejores Prácticas del Consejo Coordinador Empresarial, resulta necesario que el Consejo de Administración cuente con un comité que atienda las funciones de finanzas y planeación estratégica, con el objetivo de apoyar a la compañía para lograr su estabilidad y permanencia en el tiempo.

De manera general, podemos decir que las responsabilidades de dicho comité son las siguientes: asegurarse de que exista un sistema de planeación estratégica; que se cuente con mecanismos de identificación, control, administración y revelación de los riesgos a los que está sujeta la sociedad; que se establezcan políticas de inversión y financiamiento, así como las premisas bajo las cuales se elaboran los presupuestos; y determinar cómo deben llevarse a cabo las funciones del control presupuestal.

Uno de los errores más frecuentes que suceden en la práctica, y que ocasionan que los comités no funcionen adecuadamente (y que, en consecuencia, lleven a que el consejo de administración tampoco tenga un desempeño apropiado), es el creer que los comités están para “hacer, elaborar o definir”. Debe quedar muy claro lo siguiente: la función de los comités es analizar las propuestas, ya sean del director general o de cualquier director de la empresa, y dar su opinión al consejo de administración.

Por ello, resulta sumamente importante establecer con qué debemos contar, a nivel compañía, para poner a funcionar un comité de finanzas y planeación estratégica. A continuación, menciono los elementos más importantes:

Planeación estratégica

La compañía debe contar con un plan estratégico definido, donde se establezca su visión a largo plazo. Dicho plan deberá ser medible, alcanzable y formar parte de un presupuesto. Asimismo, deberán asignar a ciertos colaboradores como responsables de la medición y de la ejecución de los proyectos que se idearon, para lograr los objetivos indicados en el plan estratégico, así como los parámetros de tiempo para su cumplimiento. No olvidemos que hay que presentar información de manera periódica, que sirva de referencia al comité para monitorear el cumplimiento de la estrategia.

Inversión y financiamiento

Antes de que el comité inicie sus actividades, la compañía debería de contar ya con sus políticas de inversión y financiamiento. En la política de inversión se deberán considerar los elementos de análisis que se utilizarán para evaluar dicha inversión, así como las restricciones para los diferentes puestos de la organización y los responsables de la ejecución de la misma.

Para el caso del financiamiento, se deberá indicar quiénes serán los responsables de obtener la información sobre las fuentes de financiamiento; las premisas que se utilizarán para considerar un proyecto como candidato a financiamiento; los análisis que aseguren que la empresa está tomando la mejor opción a su alcance; y los individuos responsables de monitorear las condiciones del proyecto durante la ejecución de los fondos.

Presupuesto Es necesario contar con reglas muy claras cuando se habla de presupuestos. Por ello, deben existir bases definidas para elaborarlos, personas encargadas de proveer información, fechas para integrar el documento final y responsables de su análisis y aprobación a nivel operativo.

De igual forma, se deberán definir los mecanismos de control presupuestal que permitan monitorear sus desviaciones o cambios significativos, y que esté en posibilidades de proporcionar, de manera periódica, reportes sobre dichos movimientos.

Administración de riesgos

Es fundamental contar con una metodología que apoye a la empresa en la identificación, control, administración y revelación de los riesgos a los que está sujeta la sociedad. Dicha metodología deberá medir tanto los riesgos internos como los externos, bajo dos variables: ‘ocurrencia’ (que es la posibilidad de que se materialice el riesgo) e ‘impacto’ (que es la consecuencia que dicha materialización tendrá para la organización).

“La función de los comités es analizar las propuestas, ya sean del director general o de cualquier director de la empresa, y dar su opinión al consejo de administración.”

En resumen, éstas son las cuestiones que deben ponerse a funcionar en una organización antes de echar a andar un comité. Si todavía no se cuenta con ellas, por lo menos hay que estar conscientes de que éstas serán tareas que el comité solicitará de manera inmediata.

Si quieres conocer más acerca de esta tendencia, te invitamos a participar en nuestra Especialidad en Gobierno Corporativo | Planeación y Finanzas.